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Assistant/e de direction des services culturels à New York

April 24, 2018
Direction

Le service culturel/ Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis propose un CDD d’1 an à temps plein de :

Assistant/e de direction à pourvoir à partir du 1er septembre 2018

Les candidats voudront bien trouver ci-dessous la description du poste. Ils devront pouvoir légalement séjourner et travailler pour l’Ambassade de France aux Etats-Unis (nationalité américaine, carte verte ou visa A pour les nationalités tierces). 

Vous voudrez bien adresser vos candidatures (CV et lettre de motivation) avant le 18 mai 2018 à l’adresse suivante : sandrine.arrecgros@diplomatie.gouv.fr

Le service culturel/ Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis  élabore et met en œuvre, sous l’autorité de la Conseillère Culturelle, la politique de coopération culturelle, éducative et universitaire aux Etats-Unis. 

Fonction : Assistant/e de direction des services culturels à New York

Intitulé : Assistant/e-Secrétaire des services culturels à New York

Missions principales :

Sous l’autorité du Secrétaire général, le secrétariat de direction des services culturels basé à New York est composé de deux agents de droit local qui interviennent en binôme en continu durant la journée de travail. L’assistant/e secrétaire de direction travaille en direct avec la conseillère culturelle et le conseiller culturel adjoint. 

Les missions principales sont :

  1. Tâches de secrétariat : traitement du courrier de la direction, suivi de la correspondance externe, classement, archivage, gestion des base de données des contacts, création de documents, accueil et prise en charge des rendez-vous de la direction, prises de notes, compte-rendu etc.
  2. Gestion des agendas de la direction : plannings, déplacements, réunions, participation à des évènements etc.
  3. Coordination, organisation et suivi des réunions du service culturel : préparation de dossiers, mise en place opérationnelle des réunions, invitations, diffusion des informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis (10 antennes), gestion des visioconférences en réseau,
  4. Dossiers spécifiques : organisation et suivi des évaluations annuelles, saisie et gestion des congés des agents, suivi de gestion des budgets missions/ réception de la direction, gestion des ordres de mission du service culturel et des antennes etc.
  5. Logistique : gestion du calendrier d’occupation des locaux, suivi du planning du chauffeur des services culturels, délivrance des diplômes de français, pilotage et suivi des réceptions ou autre évènement interne organisé par la direction.

Rémunération : niveau 4 : 4321 USD, base temps plein 

Temps de travail : 40 heures / semaine

Lieu de travail : Service culturel/ Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis, 972 Fifth Avenue, NY10075,  New York, NY

Compétences requises

Savoir-faire 

 

  • Réactivité et capacité d'anticipation ;
  • Travail en équipe ;
  • Sens de l’organisation, précision et rigueur
  • Très bonnes capacités d’expression orale, rédactionnelle et de communication (capacité à rédiger, corriger et éditer les correspondances par courriel et courrier) ;
  • Capacité à gérer les priorités, à suivre de nombreuses tâches simultanément et à respecter des délais 
  • Capacité à maîtriser le stress et à gérer les situations compliquées ou inhabituelles ;
  • Grande disponibilité demandée ;
  • Autonomie, diplomatie, écoute, respect de la confidentialité.

Connaissances

  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais ;
  • Expérience préalable dans une fonction similaire ;
  • Compétences informatiques avérées (Outlook, Excel, Acrobat Reader, environnement Windows, gestion bases de données).