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APPEL à PROJET 

February 12, 2019
pour la rénovation du Bâtiment des services culturels 

APPEL à PROJET 
pour la rénovation des espaces de réception et du grand escalier 
du Bâtiment des services culturels 

Cahier des Charges Ambassade de France - 972 Fifth Avenue 
Date limite de réponse : 20 avril 2019 

I. Contexte de l’opération 

Comptant parmi les plus beaux bâtiments du « Gilded Age », la Payne Whitney Mansion a été commandée en 1902 par Oliver Hazard Payne pour son neveu Payne Whitney à l’occasion de son mariage avec Helen Hay. L’architecte Stanford White a dessiné cette maison dans le style d’un palais de la renaissance italienne. 

Le gouvernement français a acquis la Payne Whitney Mansion en 1952 pour y installer les services culturels de l’Ambassade de France aux Etats-Unis. En 1970, la maison a été classée au patrimoine historique (Landmark building) de la ville de New York. L’imposant hall d’entrée ouvre sur un grand escalier qui mène à une salle de réception en marbre suivie d’une salle de bal rappelant aux visiteurs les fastes d’une autre époque. Des photos d’archives peuvent être trouvées sur le lien suivant : https://collections.mcny.org/CS.aspx?VP3=SearchResult&VBID=24UAYWD89ZWH4...

Rénovées à la fin des années 80, les salles de réception ne correspondent plus aux besoins des services culturels de l’Ambassade de France qui reçoivent chaque année plus de 30.000 personnes. La programmation événementielle, qui se déroule dans les salles de réception tous les soirs de la semaine et le week-end pendant les saisons hautes, exige de renouveler les espaces. 

II. Objet de l’appel à projet 

L’objectif de l’appel à projet est de sélectionner un groupement composé d’un architecte d’intérieur et d’une entreprise générale pour la rénovation, la décoration et l’aménagement des espaces de réception (ballroom, marbleroom et grand escalier) des Services culturels de l’Ambassade de France situés 972, 5th Avenue à New York. 

La prestation attendue au terme de l’appel d’offres est la présentation d’un projet d’ensemble incluant trois éléments principaux: 

- Rénovation des salles de réception (marbleroom et ballroom) et du grand escalier ; 

- Nouvelle installation audiovisuelle pour les espaces de réception et mobilier adapté à l’activité événementielle des Services culturels de l’Ambassade de France ; 

- Décor global qui comprendra, la réalisation d’une oeuvre artistique pour le plafond de la ballroom, oeuvre commissionnée à un ou une artiste, en partenariat avec les Services culturels de l’Ambassade. 

Le calendrier prévisionnel de cette opération est le suivant : 

15 juin 2019 : annonce de l’attribution du chantier 
15 octobre 2019 : Présentation du projet d’exécution basé sur le présent cahier des charges 
15 janvier 2020 : Lancement des travaux basés sur la validation du projet d’exécution par la Maitrise d’Ouvrage 

Les seules pièces constitutives de l’appel à projet sont le présent cahier des charges / programme. 

III. Procédure de sélection : 

Les candidats devront soumettre une proposition pour la rénovation, la décoration et l’aménagement des espaces. Ils devront analyser les besoins, les objectifs, les contraintes et les exigences du maître d’ouvrage. Ils devront également tenir compte des moyens mis à disposition, qui sont limitatifs. Des visites du bâtiment seront organisées pour aider les candidats à concevoir leur projet. Un dossier d’archives sera également mis à disposition des candidats. 

Le maître d’ouvrage est secondé d’un comité scientifique composé de professionnels capables d’analyser la valeur technique et artistique du projet et comprenant entre autres des spécialistes du design, conservateurs du patrimoine, représentants d’institutions culturelles , et un représentant de l’Etat chargé des opérations de travaux sur les bâtiments dont il a la propriété. 

Chaque candidat devra présenter son projet en veillant à respecter un formalisme particulier. Il devra notamment : 

- Ecrire une lettre de candidature présentant le projet et le parti pris esthétique choisi ; 

- Constituer un dossier administratif exhaustif sur la situation économique de l’entreprise, sa composition, ses compétences techniques et préciser s’il se présentera en groupement d’entreprises ou fonctionnera avec des sous-traitants. Pour tout groupement ou sous-traitance il devra préciser les mêmes éléments administratifs pour chaque intervenant. 

- Constituer un dossier technique qui consistera en une esquisse du projet répondant au cahier des charges (faisabilité, coût des travaux, options pour les équipements techniques et le mobilier, honoraires) et incluant un budget global de l’opération. Y seront également exposées l’identité de l’entreprise de construction générale, les compétences techniques et l’organisation de l’équipe opérationnelle, ses références professionnelles dans le domaine, ainsi qu’une présentation visuelle du projet. 

Après réception des offres, le maître d’ouvrage réunira le comité scientifique afin d’étudier les projets de chacun des candidats. Une présélection sera réalisée en fonction des critères suivants : la cohérence avec l’esprit du lieu, la conformité aux règlements, la valeur et la faisabilité techniques, la qualité du parti artistique/ décoratif, la qualité d’usage et de fonctionnement, l’économie générale du projet ainsi que sa conformité au cahier des charges défini par le maître d’ouvrage. 3 

Une présentation des projets présélectionnés sera organisée in situ en présence du maître d’ouvrage et des membres du comité scientifique afin que les candidats présentent et défendent personnellement leur projet. 

C’est à l’issue de ces deux étapes que le maître d’ouvrage sélectionnera le lauréat qui signera un marché décomposé comme suit : 

Phase 1 : Projet d’exécution basé sur le présent cahier des charges 

Phase 2 : Exécution des travaux basés sur la validation du projet d’exécution par la Maitrise d’Ouvrage (y compris Dossier des Ouvrages Exécutés - DOE - et mise en service) 

IV. Modalités Financières: 

Le prix sera global et forfaitaire pour chaque phase. 

Les prix sont réputés comprendre l’ensemble des dépenses exposées par l’entreprise pour satisfaire à ses obligations contractuelles, notamment tous frais de dédouanement, frais de déplacement, logement, fournitures, diagnostics, tests et études, visas,… ainsi que toutes dépenses liées aux conditions particulières trouvées dans ce bâtiment historique. 

Si le prestataire n’est pas anglophone, l’assistance d’un traducteur pourrait être requise et sera à la charge intégrale du prestataire. 

Aucun avenant au contrat ne sera accepté sans justification technique et financière. 

Il n’est pas prévu de verser d’avance pour ce projet. 

Les prix ne sont pas révisables, quelle que soit la durée du projet. 

Le marché fait l’objet d’une dispense de TVA accordée aux représentations diplomatiques. Pour les prestataires implantés en France, les montants sont exonérés de TVA en application de l’article 259A du code Général des Impôts. 

V. Modalités Administratives: 

Durant l’ensemble du projet, les points de contact sont les suivants : 

Service de coopération et d’action culturel de l’Ambassade de France, maître d’ouvrage, 

Mme Bénédicte de MONTLAUR – COCAC - benedicte.de-montlaur@diplomatie.gouv.fr 
+1 212 439 1410 

M. Yohann CUYNET – Intendant – yohann.cuynet@diplomatie.gouv.fr 
+1 212 439 1442 

Ambassade de France à Washington – Antenne DIL 

Benoit LENNON – benoit.lennon@diplomatie.gouv.fr 
+1 202 944 6056 4 

Toute question devra être transmise à Yohann CUYNET et Benoit LENNON par email et jusqu’à 3 jours avant la date de remise des offres. 

La conduite d’opération sera assurée par la Maitrise d’Ouvrage. L’ensemble des validations sera exécuté par cette dernière. 

Le prestataire assurera l’organisation et la direction de réunions bimensuelles avec la Maitrise d’Ouvrage qui tiendra informé régulièrement le comité scientifique. La rédaction et la diffusion des comptes rendus de ces réunions, ainsi que l’ordre du jour de la réunion suivante, l’état des travaux et les dépenses correspondantes sont à la charge du prestataire. La fréquence des réunions pourra augmenter en fonction de l’avancement du projet, et sans frais supplémentaires pour le client. Les réunions de chantier pourront être demandées par la Maitrise d’Ouvrage avec un préavis d’au moins une semaine. Cette dernière peut imposer la présence d’un cotraitant ou sous-traitant s’il en existe. 

Le prestataire devra proposer tout au long du projet des matériaux et des procédés constructifs conformes à ces exigences. La Maitrise d’Ouvrage, en lien avec le comité scientifique, disposera d’un délai de 2 semaines, suivant la présentation des échantillons, pour arrêter son choix : en cas de refus, ce dernier devra formuler les raisons de sa décision et pouvoir solliciter le prestataire pour obtenir des compléments d’information ou d’autres échantillons. 

La responsabilité de la surveillance des espaces de réception (ballroom et marbleroom) et du grand escalier pendant leur rénovation et les risques qui en découlent sont à la charge seule du prestataire, qui devra présenter une assurance pour ce projet, ainsi que les limites financières de cette dernière. 

VI. Détail de la prestation 

Budget : le montant total de l’opération ne devra pas dépasser 400 000 dollars. 

L’appel d’offre porte sur les prestations suivantes : 

a/ Vision de l’architecte d’intérieur et traitement global de la rénovation, incluant la réalisation d’une oeuvre artistique pour le plafond de la ballroom, oeuvre commissionnée à un ou une artiste, en partenariat avec les Services culturels de l’Ambassade. 

b/ Rénovation technique de la ballroom dans tous ses éléments, notamment : 

- Réparation de la porte coulissante d’accès à la ballroom ; 
- Restauration ou remplacement du parquet ; 
- Rénovation des murs et caissons de chauffage ; 
- Elimination du système de chauffage électrique ; 
- Restauration des fenêtres intérieures ; 
- Installation de rideaux occultants ; 
- Mise en lumière de la salle ; 
- Proposition et installation d’équipements techniques (sonorisation éclairage, vidéo projection, etc.);
- Travaux d’électricité ; 
- L’acoustique de l’espace devra permettre la tenue de conférences, spectacles, etc. 

c/ Traitement global de rénovation de la marbleroom dans tous ses éléments 

- Restauration du sol en marbre ; 
- Restauration des 4 chandeliers muraux ; 
- Diagnostic et le cas échéant restauration des colonnes en marbre ; 
- Installation de rideaux occultants ; 
- Restauration des fenêtres intérieures ; 
- Rénovation du plafond ; 
- Mise en lumière de la salle ; 
- En complément de ce qui aura été proposé pour la ballroom, proposition et installation d’équipements techniques (sonorisation éclairage, vidéo projection, etc.) ; 
- Travaux d’électricité ; 
- Elimination du système de chauffage électrique ; 
- L’acoustique de l’espace devra permettre la tenue de conférences, spectacles, etc. 

d/ Traitement global de rénovation du grand escalier, du 1er étage américain (rez-de-chaussée français) jusqu’au 3ème étage américain (2ème étage français). 

- rénovation des murs et des marches de l’escalier ; 
- proposition de remplacement ou élimination de la moquette ; 
- mise en lumière ; 
- restauration du garde-corps ; 

e/ Proposition de mobilier pour équiper les espaces 

- chaises de conférence ; 
- scène modulable ; 
- tables de conférence ; 

f/ Le traitement global de ces espaces devra comprendre la mise aux normes imposée par le « Department of Building » de la ville de New York en accord avec les permis déposés au nom de « Jeffrey Berman Architect » pour le compte des services culturels de l’Ambassade de France à New York. Le candidat retenu devra collaborer avec ce cabinet d’architecture en phase de constitution du projet définitif et de réalisation des travaux. Les honoraires du cabinet « Jeffrey Berman Architect » seront supportés par le maître d’ouvrage. 

Il est attendu des entreprises répondant à l’appel à projet de proposer une prestation visant à répondre à l’ensemble des points susmentionnés. Si le prestataire considère qu’un élément important aurait pu être omis dans le présent cahier des charges, il est en droit de le mentionner dans la note méthodologique. Des options additionnelles dépassant éventuellement le montant de l’enveloppe allouée de 400 000 dollars pourront être proposées si cela est jugé utile. 

VII. Offre : documents à remettre 

Les entreprises candidatant à l’appel d’offre devront fournir les éléments suivants avant le 20 avril 2019 : 

- Note méthodologique en anglais et en français annexée d’un constat d’état argumenté, décrivant la vision générale du projet ainsi que la durée effective des travaux. La note devra inclure des projets similaires exécutés dans les 3 dernières années et expliquer en quoi lesdits projets sont comparables (5 pages max) 

- Conduite du chantier : Les entreprises candidatant à l’appel d’offres devront préciser l’identité du chef de chantier et de l’entreprise construction générale. Le prestataire devra aussi présenter l’organisation prévue pour la conduite du chantier (2 pages max) 

- Budget : un budget indiquant très précisément les coûts induits unitaires pour chaque poste de dépense et le nom des artisans (rendu libre) 

- Un planning prévisionnel décrivant les différentes étapes du chantier (1 page format A3 max) 

- Une présentation visuelle du projet. 

VIII. Définition de l’attribution du chantier : 

Les entreprises répondant à cet appel d’offre devront justifier de leur capacité, compétence et référence via des prestations de nature similaires impliquant le personnel que l’entreprise propose de faire travailler sur ce chantier. Le prestataire transmettra la composition type de l’équipe qui sera amenée à travailler sur le chantier. 

Les offres seront analysées par la Maitrise d’Ouvrage. Une note sera attribuée à chaque offre. Le projet sera attribué à la note la plus haute. Les critères sont les suivants : 

- Qualité de la proposition créative : 40% 
- Compétence et référence, à travers des projets similaires : 20% 
- Prix de la prestation complète : 20% 
- Délai d’exécution : 20% 

L’attribution du chantier sera rendue publique au plus tard le 15 juin 2019 ; l’entreprise retenue se verra notifiée par courrier et courriel. Les entreprises non-retenues seront notifiées lorsqu’un contrat sera signé avec l’entreprise ayant obtenue la meilleure note. 

La Maitrise d’Ouvrage s’autorise à annuler ce projet sans justification et à considérer l’appel d’offre infructueux, pendant l’ensemble de la procédure. 

IX. L’ensemble de ces éléments devra être adressé avant le 20 avril 2019, sous enveloppe scellée portant la mention « Appel d’Offre espaces de réception SCAC – Date limite de réception, le 20 avril 2019 à 17 heure EST » et par courrier électronique à : 

Ambassade de France 
Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis 
Att : Bénédicte DE MONTLAUR
972 Fifth Avenue 
NY 10075 New York 

benedicte.de-montlaur@diplomatie.gouv.fr 
Yohann.cuynet@diplomatie.gouv.fr 
Benoit.lennon@diplomatie.gouv.fr

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