Conservation de la Venetian Room, bâtiment des services culturels Cahier des Charges – Appel d’offre

August 7, 2017
Services Culturels

Objet : Conservation de la Venetian Room, bâtiment des services culturels
Cahier des Charges – Appel d’offre
Ambassade de France, 972 Fifth Avenue
Date limite de réponse : 5 Septembre 2017

I. Contexte de l’opération
Joyau unique de l’époque du « Gilded Age », dernier opus de l’architecte emblématique Stanford White, la Venetian Room (1906), située dans l’enceinte abritant les services culturels de l’Ambassade de France à New York, est aujourd’hui singulièrement menacée par les épreuves du temps et de la pollution.

Cette pièce, décrite par de nombreux historiens de l’art et de l’architecture pour sa beauté et la qualité de ses éléments et de son dessin, est aujourd’hui propriété de la French American Foundation, mais son usufruit a été confié à l’Etat Français. Il est aujourd’hui indispensable de mener à bien un chantier de restauration afin de mettre un frein à la dégradation de la Venetian Room.

20 ans après sa réinstallation, la Venetian Room montre une fragilité inquiétante de ses éléments constitutifs ; le rapport établi par Mme Pascale Patris, restauratrice au Metropolitan Museum, a conclu que cette pièce nécessite une opération de conservation qui ne peut être davantage retardée, sous peine de dégradations irrévocables. Les boiseries, les porcelaines, les miroirs des éléments décoratifs ont souffert de la pollution et de l’accumulation de poussières menaçant entre autres liants, cires et éléments constitutifs. Le constat établi par Mme Patris est disponible sur demande.

Un comité scientifique a été réuni afin de s’assurer de la qualité scientifique du projet de restauration et de déterminer des orientations liées à cette opération. Ce dernier participera à la cession d’attribution du projet à l’entreprise ainsi qu’aux réunions de suivi de travaux.

II. Objet du marché :

L’objectif de l’appel d’offre est de sélectionner une entreprise pour la restauration de la Venetian Room située dans les locaux des Services Culturels de l’Ambassade de France au 972, Vth Avenue à New York.

La prestation attendue au terme de l’appel d’offres a deux principaux objectifs :

- procéder à une opération de restauration permettant de bloquer la dégradation des éléments constitutifs de la Venetian Room et de traiter l’ensemble des éléments;

- préserver dans la mesure du possible la Venetian Room des effets futurs de la pollution et autres facteurs à risque (contrôle de la température et de l’hygrométrie) ; Les seules pièces constitutives du Marché sont le présent cahier des charges d’appel d’offre.

Le marché sera décomposé ainsi :

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Phase 1 : Projet d’exécution basé sur le présent cahier des charges
Phase 2 : Exécution des travaux basés sur la validation du projet d’exécution par la Maitrise d’Ouvrage (y compris DOE et mise en service)

III. Modalités Financières:

Le prix sera global et forfaitaire pour chaque phase. Les prix sont réputés comprendre l’ensemble des dépenses exposées par l’entreprise pour satisfaire à ses obligations contractuelles, notamment tous frais de dédouanement, frais de déplacement, logement, fournitures, tests et études, visas,… ainsi que toutes dépenses liées aux conditions particulières de cette pièce exceptionnelle.

Si le prestataire n’est pas anglophone, l’assistance d’un traducteur pourrait être requise et sera à la charge intégrale du prestataire. Aucun avenant au contrat ne sera accepté sans justification technique et financière. Aucune avance n’est prévue d’être versée pour ce projet. La facturation sera validée par le Comité

Scientifique sur la base de l’avancement des travaux. Les prix ne sont pas révisables, quelle que soit la durée du projet.

Le marché fait l’objet d’une dispense de TVA accordée aux représentations diplomatiques. Pour les prestataires implantés en France, les montants sont exonérés de TVA en application de l’article 259A du code Général des Impôts.

IV. Modalités Administratives:

Durant l’ensemble du projet, les points de contact sont les suivants :
Service de coopération et d’action culturel de l’Ambassade de France
Mme Bénédicte DE MONTLAUR – COCAC 
benedicte.de-montlaur@diplomatie.gouv.fr
+1 212 439 1410

M. Yohann CUYNET – Intendant
yohann.cuynet@diplomatie.gouv.fr
+1 212 439 1442

Ambassade de France à Washington – Antenne DIL
Ronan HERITIER
ronan.heritier@diplomatie.gouv.fr
+1 202 944 6196

Toute question devra être transmise à Yohann CUYNET et Ronan HERITIER par email et jusqu’à 3 jours avant la date de remise des offres.

La conduite d’opération sera assurée par la Maitrise d’Ouvrage. L’ensemble des validations sera exécuté par cette dernière.

Le prestataire assurera l’organisation et la direction de réunions bimensuelles avec la Maitrise d’Ouvrage qui tiendra informé régulièrement le comité scientifique. La rédaction et la diffusion des comptes rendus de ces réunions, ainsi que l’ordre du jour de la réunion suivante, l’état des travaux et les dépenses correspondantes sont à la charge du prestataire. La fréquence des réunions pourra augmenter en fonction de l’avancement du projet, et sans frais supplémentaires pour le client. Les réunions de chantier pourront être demandées par la Maitrise d’Ouvrage avec un préavis d’au moins une semaine. Cette dernière peut imposer la présence d’un cotraitant ou sous-traitant s’il en existe.

Le prestataire devra proposer tout au long du projet des matériaux et des procédés constructifs conformes à ces exigences. La Maitrise d’Ouvrage, en lien avec le comité scientifique, disposera d’un délai de 2 semaines, suivant la présentation des échantillons, pour arrêter son choix : en cas de refus, ce dernier devra formuler les raisons de sa décision et pouvoir solliciter le prestataire pour obtenir des compléments d’information ou d’autres échantillons.

La responsabilité de la surveillance de la Venetian Room pendant sa restauration et des risques qui en découlent est à la charge seule du prestataire, qui devra présenter une assurance pour ce projet, ainsi que les limites financières de cette dernière.

V. Détail de la prestation

Budget : le montant total de l’opération ne devra pas dépasser 250 000 dollars.

L’appel d’offre porte sur les prestations suivantes :
a/ Traitement global de restauration de la pièce dans tous ses éléments, dans le respect de l’intention de l’architecte Stanford White, sans atteindre à l’intégrité de la Venetian Room qu’il s’agisse de son aspect visuel ou de sa structure. L’objectif premier est de stabiliser et de consolider l’ensemble des éléments décoratifs de la pièce et de nettoyer la poussière qui s’y est accumulée.

Les choix des techniques et les options de conservation devront respecter les préconisations de la maitrise d’ouvrage. Elles devront être aussi réversibles que possible. Il faudra privilégier l’utilisation de techniques et de matériaux les plus proches possibles de ceux d’origine afin de garder une cohérence visuelle et technique et permettre un vieillissement homogène des matériaux. S’agissant du plafond, en l’absence de documents historiques sur son aspect original, celui-ci sera simplement nettoyé. L’entreprise pourra néanmoins proposer un devis additionnel pour récréer un décor proche de ce que devait être l’original.

b/ Travaux d’électricité – ré-électrification de la voussure – avec un matériel comprenant la technologie LED pour éviter la chaleur dégagée par des ampoules incandescentes. La qualité finale de l’éclairage devra être similaire à l’éclairage originel.

c/ Médiation auprès des publics afin d’informer ces derniers de la nature du chantier pendant la durée des travaux puis de l’histoire de la Venetian Room lorsque le chantier sera terminé : création d’une borne numérique (format tablette numérique ou TV) présentant un bref film ou tout document utile à la compréhension de l’importance historique de cette pièce ; réalisation d’une plaque de remerciement des mécènes et sponsors ; le cas échéant, d’autres outils de médiation pourront être proposés.

d/ Dans l’esprit de la convention liant la French American Foundation aux Services Culturels, il est également impératif que le public, à défaut d’avoir un accès physique à la Venetian Room, puisse avoir un accès visuel à cet espace, par l’une ou les deux entrées latérales. Les entreprises répondant à cet appel d’offre devront proposer tout dispositif permettant de répondre à cet objectif et définir techniquement la mise en oeuvre d’un tel système.

e/ Traitement des espaces (Venetian Room et Hall d’accueil) afin de diminuer l’impact des éléments nuisibles (pollution) et, dans la mesure du possible, de contrôler la température et l’hygrométrie, en proposant d’une part des solutions techniques pour la Venetian Room, et pour le sas d’entrée du bâtiment des services culturels. Des informations brutes concernant l’hygrométrie de la pièce pourra être adressé sur demande aux entreprises postulant à ce projet.

Il est attendu des entreprises répondant à l’appel d’offres de proposer une prestation visant à répondre à l’ensemble des points susmentionnés. Si le prestataire considère qu’un élément important aurait pu être omis dans le présent cahier des charges, il est en droit de le mentionner dans la note méthodologique. Des options additionnelles dépassant éventuellement le montant de l’enveloppe allouée de 250 000 dollars pourront être proposées si cela est jugé utile.

VI. Offre : documents à remettre

Les entreprises candidatant à l’appel d’offre devront fournir les éléments suivants avant le 5 Septembre 2017 :

- Note méthodologique en anglais et en français annexée d’un constat d’état argumenté, décrivant très précisément le type de traitement, les techniques et les méthodes envisagés, les matériaux et outils utilisés (identiques aux matériaux d’origine), ainsi que la durée effective des travaux ; les différentes options de restauration, le cas échéant, devront être clairement identifiées et proposées à la Maitrise d’Ouvrage. La note devra inclure des projets similaires exécutés dans les 3 dernières années et expliquer en quoi lesdits projets sont comparables (5 pages max)

- Conduite du chantier : les entreprises candidatant à l’appel d’offres devant coordonner sous tous ses aspects l’ensemble de l’opération (sous la conduite du Maitre d’Ouvrage), devront indiquer l’identité et le rôle précis de la personne chargée de l’organisation générale du chantier, transmettre son CV et ses références. Le prestataire devra aussi présenter l’organisation prévue pour la conduite du chantier (2 pages max)

- Une proposition relative à la médiation auprès des publics (1 page max)

- Budget : un budget indiquant très précisément les coûts induits, mentionnant les prix unitaires pour chaque poste de dépense et par corps d’état, et précisant nominativement l’identité des artisans impliqués dans le chantier (rendu libre)

- Un planning prévisionnel décrivant les différentes étapes du chantier (1 page format A3 max)

- Une proposition relative au traitement des espaces en vue de limiter l’impact de la pollution et autres éléments nuisibles et, dans la mesure du possible, de contrôler l’hygrométrie et la température après la livraison du chantier (espace de la Venetian Room per se, espace du hall d’accueil et de la porte d’entrée) (1 page max)

VII. Définition de l’attribution du chantier :

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Les entreprises répondant à cet appel d’offre devront justifier de leur capacité, compétence (en particulier concernant la dorure) et référence via des prestations de nature similaires impliquant le personnel que l’entreprise propose de faire travailler sur ce chantier. Le prestataire transmettra la composition de l’équipe précise, soit l’ensemble du personnel qui sera mise en place sur ce chantier de rénovation ainsi leurs CV correspondants.

Les offres seront analysées par la Maitrise d’Ouvrage. Une note sera attribuée à chaque offre. Le projet sera attribué à la note la plus haute. Les critères sont les suivants :

- Capacité, compétence et référence, à travers des projets similaires : 40%
- Prix de la prestation complète : 40%
- Délai d’exécution : 20%

L’attribution du chantier sera rendue publique au plus tard le 15 octobre 2017 ; l’entreprise retenue se verra notifiée par courrier et courriel. Les entreprises non-retenues seront notifiées lorsqu’un contrat sera signé avec l’entreprise ayant obtenue la meilleure note.

La Maitrise d’Ouvrage s’autorise à annuler ce projet sans justification et à considérer l’appel d’offre infructueux, pendant l’ensemble de la procédure.

VIII. L’ensemble de ces éléments devra être adressé avant le 5 septembre 2017, sous enveloppe scellée portant la mention « Appel d’Offre Venetian Room – Date limite de réception, le 5 septembre 2017 à 17heure EST » et par courrier électronique à :

Ambassade de France Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis

Att : Bénédicte DE MONTLAUR
972 Fifth Avenue
NY 10075 New York

Benedicte.de-montlaur@diplomatie.gouv.fr
Yohann.cuynet@diplomatie.gouv.fr
Ronan.heritier@diplomatie.gouv.fr