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Vacation : Assistant/e de direction

September 9, 2021
New York, NY

Le service culturel/ Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis élabore et met en oeuvre, sous l’autorité du Conseiller Culturel, la politique de coopération culturelle, éducative et universitaire aux Etats-Unis.

Le service culturel/ Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis propose 1 CDD de 16 semaines, à pourvoir à compter du 26 octobre 2021. Les candidats potentiels voudront bien trouver ci-dessous la description du poste. Ils devront pouvoir légalement séjourner et travailler pour l’Ambassade de France aux Etats-Unis à New York / MCUFEU (ils devront être obligatoirement titulaire de la carte verte ou être de nationalité américaine ou avoir un permis de travail en attente de carte verte déjà accordée). 

Seules les candidatures répondant à cette condition seront examinées. Le candidat fournira à l’appui de sa candidature le document attestant du statut exigé ci-dessus. 


Fonction-Définition synthétique : 

Dans le contexte d’un congé maternité, le/la vacataire (Assistant/e) vient apporter sous soutien à l’équipe de Direction des Services Culturels de L’Ambassade Française aux Etats-Unis basés à New York. 

Sous l’autorité du Secrétaire général, le secrétariat de direction des services culturels basé à New York est composé de deux agents de droit local qui interviennent en binôme en continu durant la journée de travail. L’assistant/e secrétaire de direction travaille en direct avec le conseiller culturel et la conseillère culturelle adjointe. 

L’Assistant/e travaille à temps plein, pour une durée totale de travail de 40h par semaine. Le contrat commencera le 26 octobre 2021 et se terminera le 14 février 2022. 


Détail des activités principales : 

  • Tâches de secrétariat : traitement du courrier de la direction, suivi de la correspondance externe, classement, archivage, gestion des bases de données des contacts, création de documents, accueil et prise en charge des rendez-vous de la direction, prises de notes, compte-rendu etc. 
  • Gestion des agendas de la direction : plannings, déplacements, réunions, participation à des évènements etc. 
  • Coordination, organisation et suivi des réunions du service culturel : préparation de dossiers, mise en place opérationnelle des réunions, invitations, diffusion des informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis (10 antennes), gestion des visioconférences en réseau, 
  • Dossiers spécifiques : organisation et suivi des évaluations annuelles, saisie et gestion des congés des agents, suivi de gestion des budgets missions/ réception de la direction, gestion des ordres de mission du service culturel et des antennes etc. 
  • Logistique : gestion du calendrier d’occupation des locaux, suivi du planning du chauffeur des services culturels, délivrance des diplômes de français, pilotage et suivi des réceptions ou autre évènement interne organisé par la direction 

Compétences requises 

  • Formations et/ou expériences professionnelles souhaitables/requises 
    • Diplôme, Formation en langue ou secrétariat. 
    • Expérience en tant qu’assistant/e de direction ou secrétariat 
  • Langues et connaissances informatique 
    • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais 
    • Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Acrobat Reader, environnement Windows, gestion bases de données). 
  • Autres 
    • Réactivité et capacité d'anticipation ; 
    • Travail en équipe ; 
    • Sens de l’organisation, précision et rigueur 
    • Très bonnes capacités d’expression orale, rédactionnelle et de communication (capacité à rédiger, corriger et éditer les correspondances par courriel et courrier) ; 
    • Capacité à gérer les priorités, à suivre de nombreuses tâches simultanément et à respecter des délais 
    • Capacité à maîtriser le stress et à gérer les situations compliquées ou inhabituelles ; 
    • Grande disponibilité demandée ; 
    • Autonomie, diplomatie, écoute, respect de la confidentialité 

Salaire brut : $4698,00 / mois (base temps complet 40 heures/semaine), niveau 4 du cadre salarial en vigueur. 

Lieu de travail : Service culturel/ Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis, 972 Fifth Avenue, New York, NY 10075 

Les candidatures ou les questions sont à adresser avant le 23 septembre 2021 à l’adresse électronique suivante : nicolas.pellez@diplomatie.gouv.fr (copie : bertrand.chaminaud@frenchculture.org) .