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Chargé(e) de mission - gestion des opérations

November 17, 2021
Sécretaire général

Les candidats potentiels voudront bien trouver ci-dessous la description du poste. Ils devront pouvoir légalement séjourner et travailler pour l’ambassade de France aux États-Unis d’Amérique (ils devront être obligatoirement titulaire de la carte verte ou être de nationalité américaine ou avoir un permis de travail en attente de carte verte). Seules les candidatures répondant à cette condition seront examinées. Le candidat fournira à l’appui de sa candidature le document attestant du statut ci-dessus présenté.

Ils voudront bien adresser leurs candidatures (CV et lettre de motivation) avant le 5 décembre 2021 délai de rigueur à l’adresse suivante : bertrand.chaminaud@frenchculture.org

Le service culturel / Mission Culturelle et Universitaire Française aux Etats-Unis élabore et met en œuvre, sous l’autorité de la Conseillère Culturelle, la politique de coopération culturelle, éducative et universitaire aux Etats-Unis.

Sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire général et en coopération avec la coordinatrice générale des résidences de la Villa Albertine, le/la Chargé(e) de mission dédié(e) à la gestion des opérations contribue au bon fonctionnement et à la gestion financière de l'établissement à autonomie financière. Il/elle agit en tant que délégataire de l'ordonnateur et coordonne l'ensemble des opérations de la Mission culturelle et universitaire. Il/elle soutient également les équipes de la Villa Albertine. A ce titre, il/elle est le point de contact au sein du secrétariat général pour les questions administratives et budgétaires relatives aux résidences et autres programmes de la Villa Albertine. Par ailleurs, il/elle accompagne la direction de l'établissement dans une démarche prospective de développement de nouvelles ressources budgétaires propres à l'établissement et travaille aec différents départements dans l'élaboration d'une stratégie de diversification des recettes et propose des actions inovantes en ce sens. 

MISSIONS : 

Gestion des opérations de l’établissement (60%) :

Sous la direction du Secrétaire général, le/la Chargée de mission chargé(e) de la gestion des opérations :

- Contribue au fonctionnement et la gestion financière de l’établissement à autonomie financière sous l’autorité du Conseiller culturel, de la conseillère culturelle adjointe et du Secrétaire Général ;

- Coordonne l’ensemble des opérations de l’établissement (Gestion budgétaire, comptable et logistique, analyse des comptes et suivi des tableaux de bord, validation des demandes de paiements et des titres de recettes dans le logiciel AGE V12, validation des ordres de mission ; contrôle de cohérence budgétaire et comptable, saisie des opérations budgétaires) ;

- Veille à la conformité des pratiques comptables à la législation locale et représente la direction auprès de l’agence comptable de la MCUFEU basée à Washington D.C. ;

- Travaille en lien avec le département informatique pour automatiser les processus administratifs et simplifier les circuits de validation via la création d’application webs ;

- Anime le réseau des coordonnateurs d’antennes / assistants administratifs et financier en circonscription ;

- Contribue à l’élaboration d’une stratégie de diversification des recettes avec le Secrétaire Général et coordonne la mise en place de nouveaux services, produits et partenariats stratégiques en lien avec les attachés sectoriels et autres acteurs français présents aux Etats-Unis (Campus France, Atout France, Business France, Service économique régional).

Soutien à la Villa Albertine (40%) :

En coopération avec les équipes de la Villa Albertine, il/elle :

- Assure le suivi des opérations de la Villa Albertine en lien avec la coordinatrice générale des résidences ; la Fondation FACE et les partenaires éventuels ;

- Conseille les équipes de la Villa Albertine et les attachés pour la mise en œuvre des projets (aide à la rédaction des conventions, aide à l’identification des bons comptes de dépenses…) ;

- Saisit et valide des demandes de paiement et assure le suivi des dépenses de plusieurs départements (audiovisuel, livre et débat d’idées, culturels et artistique)

- Planifie le calendrier de dépenses avec les équipes de la Villa Albertine ; point de contact pour toutes les questions de coordination avec l’agence comptable de la MCUFEU basée à Washington.

- Optimise les circuits et processus de validation des dépenses par la création d’outils destinés à soutenir les différents secteurs et les antennes dans leurs opérations quotidiennes liées à la Villa Albertine.

Rémunération : niveau 6 / 5 710 USD brut, base temps plein

Temps de travail : 40 heures / semaine (25 jours de congés annuels)

Lieu de travail :

MCUFEU, Antenne de Washington D.C.

4101 Reservoir Road N.W.

Washington D.C. 20007

COMPETANCES REQUISES

Formations et/ou expériences

Connaissance des EAF et de leur fonctionnement budgétaire et comptable ;

Connaissance des instructions codificatrices spécifiques aux EAF ;

Connaissances des procédures administratives, budgétaires et juridiques ;

Expériences professionnelles dans la conduite de projets, le management des organisations ; et la gestion de l’innovation

Expériences dans la gestion d’équipe ;

Excellente maîtrise et gestion des outils informatiques ;

Rigueur, ordre et sens de l’organisation ;

Langues requises

Français : lu, écrit, parlé ; bon niveau

Anglais : lu, écrit, parlé ; bon niveau

Informatique

Très bonne maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, et Outlook ;

Connaissance de l’environnement Office 365 et de SharePoint / Onedrive

Connaissance des logiciels de gestion budgétaire AGE / PRISME / CROCUS

Connaissance de base dans l’analyse de données ; la gestion de base de données et les logiciels CRM

Composition de l'équipe

Secrétaire général à New York, régisseur titulaire à Washington, directeur des projets informatiques, un intendant, un gestionnaire ; un agent logistique et technique une équipe d’assistants administratif en circonscription, stagiaire informatique

Qualités

Capacité d’initiative et analyse ;

Autonomie et prise d’initiative ;

Sens du dialogue et des relations humaines ;

Esprit d’équipe

Horaires de travail irréguliers et en décalé occasionnellement, soirées et parfois le week-end,

avec journées de récupération, selon les besoins évènementiels.