Missions :

Secrétariat et gestion administrative :

–   Gestion du courrier de la direction et de la correspondance ;

–   Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus pour la direction ;

–   Gestion des contacts internes et externes (CRM) ;

–   Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des plannings, des déplacements, participation à des évènements, ;

–   Gestion des démarches auprès de l’OFM (immatriculation consulaire, dédouanement, etc.).

–  Traductions ponctuelles.

Coordination et organisation du service culturel :

–  Sur demande de la direction, coordination de dossiers transversaux et participation à l’organisation d’événements internes ou externes.

–  Préparation de dossiers,

–  Mise en place opérationnelle de réunions ;

–  Diffusion d’informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis (siège + 9 antennes) ;

–  Préparation et mise à jour de documents internes (annuaires, livret d’accueil, …) ;

–  Participation ponctuelle au sites internet du service (relecture, correction, rédaction de textes).

Logistique :

–   Gestion du calendrier d’occupation des locaux en lien avec le département du développement ;

–   Gestion et suivi du planning du chauffeur du service culturel.

Dossiers spécifiques :

–       Organisation des déplacements de la direction : établissement des ordres de mission, préparation logistique, rédaction des mémoires de frais ;

–       Suivi des enveloppes budgétaires de la direction (mission, réception)

–       Gestion des remboursements de frais de réception de la direction ;

–       Gestion de la délivrance des diplômes de français.

Cette liste ne revêt aucun caractère limitatif ou exhaustif.

Très bonnes capacités d’expression orale, rédactionnelle et de communication (capacité à rédiger, corriger et éditer les correspondances par courriel et courrier).

Anglais : excellent niveau (C2)

Connaissance de l’environnement Office 365 et de SharePoint / Onedrive

Travail en équipe ;

Sens de l’organisation, précision et rigueur

Capacité à gérer les priorités, à suivre de nombreuses tâches simultanément et à respecter des délais ;

Disponibilité et discrétion.

– Durée hebdomadaire du travail : 40 heures avec flexibilité ponctuellement en fonction des activités du service, en soirée et exceptionnellement le week-end.

– Travail en présentiel.

– Rémunération : $5 212 par mois, niveau 4 du cadre salarial de l’Ambassade de France aux Etats-Unis + une indemnité de transport mensuelle de $120

– Régime de congés (25 jours annuels + jours fériés).

– Plan 401(k) avec contribution de l’employeur

– Pour les employés non français : obligation de souscrire au plan d’assurance médicale proposé par l’ambassade, avec prise en charge partielle par l’employeur, ou à une assurance médicale privée de son choix, a sa propre charge. L’employé se doit de présenter la preuve d’affiliation à l’employeur.

– Pour les employés français : retraite complémentaire

– Ce poste n’ouvre droit à aucun statut ni privilège diplomatique ou consulaire.